Coordonnateur·trice des opérations et de la gouvernance - Dark Matter Labs Canada / Canadian Operations & Governance Coordinator

Dark Matter Labs

Employment Type Part time open to full-time, 1 year fixed-term contract with the possibility and intention to extend.
Location Hybrid · Canada Tio'Tia: Ke (Montreal) but largely working remote
Salary Refer to the last section of the job description for wage distribution details.
Team Organisational Development
Seniority Mid-level, Senior
  • Closing: 3:08pm, 26th Sep 2023 BST

Job Description

(la version française suivra)

About Us

In a context of climate breakdown and technological disruption, Dark Matter Labs focuses on accelerating societal transition towards collective care, shared agency, long-termism and interconnectedness. Our daily work ranges from policy and regulation to finance and data, from governance and democratic participation to organizational culture and identity.

We organize our work around what this transition needs, and the things we want to see in the world. To keep that transparent, we undertake open work in collaborative partnerships to provoke alternative visions of the future, designing how they might look in practice, and experimenting in context to reveal how they could work and enable the necessary change. More about us here.

About This Role

Dark Matter Labs has grown from an internal experiment of 5 people inside Project 00 to an international team of 60+ in 3 years. Our team is present in around 15 countries across 5 legal entities (UK, the Netherlands, Sweden, South Korea), including a federal non-profit in Canada. Dm Canada was founded in 2020 in response to the increasing need to build regional capabilities and knowledge at the operational level through the establishing of a formal entity. As an organization, we seek to provide infrastructures for teams operating in different geographical areas, to enable them to have relational and local touch points to ensure that everyone involved has access to the necessary resources. Thus enhancing our capabilities to expand our portfolio of work through contextually grounded learnings.

The Canadian context sits at an interesting cross-over for governance practices between the Crown and First Nations / Indigenous realities that are quite uniquely challenging and critical. We are interested in seeing how we can expand and reimagine the thesis of governance through the leadership of the Canadian context.

The focus areas of this role encompass a range of responsibilities related to contract management, financial administration, governance, compliance, support, and coordination within Dm Canada.

This work sits within our organizational development work.

In this role your focus will likely be split across some key areas of work:

  • Focus Area 1 - Financial Administration and Contract Management (50%)

    Ensuring the smooth execution of contracts by conducting legal reviews, managing contract terms and conditions, and maintaining accurate records of budgets and expenses. It also includes conducting ad-hoc funding research and managing funding systems. Additionally, this area encompasses processing payroll, payments and invoices, maintaining bookkeeping records, and fulfilling tax and incorporation requirements. Effective financial administration and cash flow management are crucial components of this role.

    • Legal review of contracts and amendments

    • Execution of contract terms and conditions

    • Record of budgets and tracking through internal systems

    • Ad-hoc funding research and funding systems orchestration

    • Processing payments and invoices liaising with partners and with accountants, and supporting the Transfer Pricing calculations

    • Processing and maintenance of payroll, benefits, and ensuring employer compliance

    • Bookkeeping and maintaining financial records

    • Filing tax and incorporation requirements

    • Compliance integrity

    • Cash flow management and forecasting

    • Project financial administration

  • Focus Area 2 - Organizational Governance and Compliance (30%)

    Ensuring proper organizational governance and compliance. This involves supporting legal governance processes, such as organizing board meetings and creating agendas. Maintaining critical legal information and meeting outcomes, along with developing policies to ensure compliance with local requirements. Creating compliance schedules for the current and establishing a filing system for essential information are key responsibilities within this area.

    • Anticipating need and potential improvement and taking initiatives to address it

    • Supporting existing legal governance processes

    • Organizing board meetings and creating agendas

    • Maintaining critical legal information and meeting outcomes

    • Developing & implementing necessary policies and ensuring compliance (both internally and externally)

    • Creating a compliance schedule for the legal entity

  • Focus Area 3 - Support and Coordination (20%)

    Providing support and coordination to various teams within Dm Canada. This includes assisting project teams with bidding and project management activities, as well as logistics and travel management. It also involves enhancing information visibility and access across our systems, coordinating internal communications, and sharing content on our website and social media. Coordinating monthly team Stand-Ups, meetings with Pathway developers and face-to-face gatherings are integral aspects of this role, contributing to the overall success of the entity.

    • Providing support to project teams in bidding and project management

    • Supporting logistics and travel management

    • Assisting with information visibility and access across the system

    • Managing internal communications and content sharing

    • Coordinating face-to-face gatherings and events

We expect that the balance between these areas will regularly shift and rebalance, with an overall split as summarized above. The work has a strong focus on practical execution (at least 80%); it also encompasses helping to shape and propose possible futures for Dm Canada, process development, culture stewarding and learning from other Dm work in other entities and related domains.

  • Core Competencies and Skills:

    • Strong interpersonal skills to collaborate with diverse teams.

    • Being able to cope and manage uncertainty and risk

    • Passion for alternative modes of governance and organisation

    • Knowledge of contract management principles and legal review processes.

    • Proficiency in maintaining accurate financial records, budgeting, and expense management.

    • Knowledge of compliance policies and local regulations.

    • Strong project management skills and ability to coordinate internal communications and decision making.

    • Experience in International Organisational contexts

    • Awareness of software systems and willingness to learn new ones or understand best tools to implement

    • Great Attention to Detail and Problem-Solving:

      • Resourcefulness in finding solutions and making recommendations.

      • Ability to spot inconsistencies and ensure accuracy in financial and legal documents.

      • Aptitude for proactive thinking and anticipating potential problems.

    • Professional or Native French language skills

You Might Thrive In This Role If...

  • You enjoy managing operations for social enterprises, mission-oriented non profits and unconventional organizations;

  • You might come from the social economy governance sector;

  • You're a super quick learner, happy and willing to throw yourself into new things and to work them out as you go;

  • You are willing to learn the ways of doing of the organization you come into, build on what is already there, and slowly but solidly establish your leadership in that space;

  • You are detail oriented, rigorous, and paired with the ability to prioritize and manage your workload on your own while taking the input of various stakeholders into consideration at critical steps;

  • You are a self-starter and thrive in a self-managed environment, while also accepting that we each have to be in support of each other at different times;

  • You bring a resourceful finisher energy to a team and are committed to finding an optimal way to make it work with others even if it isn’t done in the way you thought it would initially;

  • You're a great communicator and enjoy engaging with many different people;

  • You have a thirst and appetite for undiscovered work and building what doesn't exist yet;

  • You can navigate multiple contexts at the same time and are used to context switching;

  • You're interested in The Boring Revolution;

  • You're interested to work on how you show up and your own personal development;

  • You're looking to join an organization that can deeply challenge and stimulate your thinking and which you'd like to commit to longer-term.

Who You Might Work Most Closely With

You'll work closely with:

  • Jonathan Lapalme. Dm Canada Co-Director

  • Alizé de Buck. Dm UK (and Sweden) Operations Manager

  • Rob De Jong. Dm Netherlands Entity Co-Holder

  • Jayne Engle. Dm Mission Co-Holder

  • Indy Johar, Raj Kalia, Nadia Duguay, Courtney Doagoo. Dm Canada Legal Directors

  • Andrea Fernandes. Group Accountant

  • Jason Brown. Dm Capacity Steward

  • Anna Rosero. People Co-Holder

  • Annette Dhami. OrgDev Steward ****

You will also work closely with holders of missions (new theories of contracting, ownership, governance and value), projects, dark matter layers, deep code innovations across the DM ecosystem, depending on the role.

You will occasionally work in collaboration with DM partners, and in all of our work we intend to share learning and practice to communities beyond the DM platform.

Activities and Questions you might start with

  • Financial Administration and Contract Management

    • Project due diligence requirements and contract sense checking with legal support (no legal expertise is expected)

    • Roll out a group-wide financial forecasting tool for cashflow and project income

    • Work with the Finance team to think about internal practices improvement and building of a more rigorous system

    • Plan and coordinate the annual external audit of the financial statements

    • Identifying where different teams might need operational support and of what type. Planning how that support might be structured.

    • Work and support local accountants and DM Group accountant around GST/QST returns and other compliance needs

    • Research and compile public & private grants available for current and potential projects in the pipeline

  • Organizational Governance and Compliance

    • Identifying, assessing and managing potential risks to ensure the resilience and sustainability of the organization

    • Support the planning process to define the board of directors mandate, description of their roles and responsibilities, and renewal of the by-laws

    • Define the process for board recruitment and renewal of directors & members guide

    • Create an action plan for implementing a CSR policy

  • Support and Coordination

    • Invest time and curiosity in making information more legible for project teams to find core information about Dm Canada for bidding purposes

    • Start a guide for inclusive writing in French for Dm Canada members

    • Regularly review tools currently in use and coordinate with tech team for needed changes

    • Executing some of the general communications related to Dm Canada in English and French, sharing content (simple updates on website, social media, medium platforms etc) and engaging partners.

    • Answer team queries around, payroll, benefits, pensions and other financial queries

    • Infuse culture & belonging for team via activities, shared spaces, check-ins

How we work

We're a multi disciplinary and distributed team based around the globe. What's important to us is using the context and local conditions of projects to grow our knowledge and use it to iterate our knowledge and practice across all of our work. We pride learning, experimentation and intuition, and look to provide members of the team ways in which they can grow their own knowledge and practice. We view projects, process and how we work as an evolving design that you would be part of shaping.

Here's a little on how we currently organize:

  • We all work remotely, with flexible working hours around schedules (most people do main hours between 9-6).

  • We work as self-managing dynamic hierarchies. There aren’t fixed line managers or fixed JDs - we have different areas of expertise and focus and we pick up and shed roles as required. This requires good communication, high emotional intelligence and levels of trust.

  • We run on a series of digital tools that we use daily to coordinate. We check daily to say good morning/afternoon/evening and talk about what we're learning,

  • We're organized in multidisciplinary working groups that span missions, deep codes, projects and ops blocks. Each working group is flexible and spans a series of projects to form a portfolio of work.

  • This setup allows us to be a platform organization and to nurture and grow ideas the team are passionate about, and align advance our core values and mission,

  • In time and experience, we invite everyone to grow our portfolio of work as a way to grow our collective skills, knowledge, and ideas – this is an invitation, not an obligation.

You will be supported by the wider Dark Matter Labs team (currently circa 60 around the globe) and connect with them remotely on a day-to-day basis. We also engage regularly for joint learning and development which include:

  • DM download – a regular meet up (usually online) to share learning across key areas of our work.

  • Reflections - a chance to collectively reflect on what we are learning, how we are showing up and what we are sensing

  • Personal development and learning sessions - org-wide sessions for us to take leadership in our own personal development; including building our muscles of self-reflection and the characteristics required for trust.

  • Virtual, hybrid and face-to-face gatherings

Your Background

We are completely open to what your background might be; there is no 'essential criteria' for this position besides having the ability to conduct business in both:

  • French and English (bilingual, native or proficient in both languages)

Some areas of experience that might make the learning curve easier (but are not strictly essential) are:

  • A background in Human Resources, Organizational Development, and/or Project Management

  • Some experience/learning in company business and operations management (we think this will be important for you to have confidence and autonomy in this work)

  • Knowledge and experience using Xero for online bookkeeping or equivalent cloud software

  • Experience and learning from building operational and business systems from the ground up

  • Understanding of compliance and regulation in Quebec and ROC (Rest of Canada)

  • Experience working in a remote workplace in an international small mission-led organization

  • Experience in navigating self-managed and dynamic work environments

  • Experience in communications of different forms is helpful but not necessary

We highly value lived experience as a form of expertise and we consider having a broad and diverse range of lived experience within the team, as being critical for us to be able to do our best possible work together and to create a range of spaces and accommodate a broad spectrum of life experience into our planetary team.

Dark Matter Labs continues to educate, question and critically review ourselves on how we can improve. We recognize and celebrate the true value of a safe and accepting working environment that - among other things - a diverse team with distributed power can unlock, and work to address our underlying biases and power structures that can prevent that from materializing.

This type of work requires the willingness to work on yourself, your relationships with power, the assumptions and experiences that influence how you think, and more.

We recognize that our work deals with some existential questions and content that can be triggering. We have a team focused on the team's mental health and personal development and we continue to incrementally build the necessary psychological infrastructures for this work.

We know that there is more that we can do to make this recruitment more accessible, particularly if you have experienced exclusion, disadvantage or discrimination, or if you have particular accessibility needs. We would be happy to provide any further support that you may require - please get in touch so that we can work together to provide that.


You’ll be paid according to our company pay formula, which is the same for everyone on the team

Formula = (((Years experience + 23) (+ 8.82 for freelancers)) *1000) = gross pro rata pay in GBP.

Years experience includes all experience after school completion age (18) - inc work, education, unpaid work (care, volunteering, etc).

We have recently put in place a range of benefits support across the team, including coaching, learning funds, sabbatical and secondment support, learning funds, workspace funds and more. These were set collectively by the team and vary according to statutory provisions in different geographies - we’ll be happy to confirm the relevant approach for your geography and contract type.

We'd love to share with you why we organize in this way, and about how we expect this to evolve. Every team member plays a role in the collective setting of our pay, benefits, care, and support structures to enable us all to do our best work.

Our holiday policy is a minimum of 28 days/year pro-rata, but we encourage you to take all of the time that you need to properly rest.




À propos de ce poste

Dark Matter Labs est passé d'un laboratoire de 5 personnes au sein du Projet 00 à une équipe internationale de plus de 60 personnes en 3 ans. Notre équipe est présente dans une quinzaine de pays répartis sur 5 entités juridiques (Royaume-Uni, Pays-Bas, Suède, Corée du Sud), dont une organisation à but non lucratif fédérale au Canada. Dm Canada a été fondée en 2020 en réponse à la nécessité croissante de développer des capacités et des connaissances régionales au niveau opérationnel grâce à la création d'une entité formelle. En tant qu'organisation, nous cherchons à fournir des infrastructures pour les équipes opérant dans différentes zones géographiques, afin de leur permettre d'avoir des points de contact relationnels et locaux pour s'assurer que tous les intervenants ont accès aux ressources nécessaires. Ainsi, nous renforçons nos capacités à développer notre portefeuille de travail grâce à des apprentissages enracinés dans le contexte.

Le contexte canadien se situe à la croisée des pratiques de gouvernance entre la Couronne et les Premières Nations qui présentent des défis uniques et critiques. Nous sommes intéressés à voir comment nous pouvons élargir et réinventer la thèse de la gouvernance grâce au leadership du contexte canadien.

Les domaines d'intervention de ce poste englobent un éventail de responsabilités liées à la gestion des contrats, à l'administration financière, à la gouvernance, à la conformité, au soutien et à la coordination au sein de Dm Canada.

Ce travail s'inscrit au sein de l’équipe en développement organisationnel.

Dans ce rôle, votre attention sera probablement partagée entre plusieurs domaines clés de travail :

  • Domaine d'attention 1 - Administration financière et gestion des contrats (50%)

    Veiller à l'exécution fluide des contrats en effectuant des examens juridiques, en gérant les termes et conditions des contrats, et en maintenant des registres précis des budgets et des dépenses. Cela comprend également la réalisation de recherches de financement ponctuelles et la gestion des systèmes de financement. De plus, cette sphère englobe le traitement de la paie, des paiements et des factures, la tenue de la comptabilité, et la satisfaction des obligations fiscales et d'incorporation. Une administration financière efficace et une gestion de la trésorerie sont des composantes cruciales de ce rôle.

    • Examen juridique des contrats et des amendements

    • Exécution des termes et conditions des contrats

    • Suivi des budgets et enregistrement à travers les systèmes internes

    • Recherche de financement ponctuelle et coordination des systèmes de financement

    • Traitement des paiements et des factures en collaboration avec les partenaires et les comptables, et soutien aux calculs de transfert de prix

    • Traitement et tenue de la paie, des avantages sociaux, et respect des obligations de l'employeur

    • Tenue de la comptabilité et maintenance des registres financiers

    • Respect des obligations fiscales et d'incorporation

    • Intégrité de la conformité

    • Gestion de la trésorerie et prévision

    • Administration financière des projets

  • Domaine d'attention 2 - Gouvernance organisationnelle et conformité (30%)

    Veiller à une gouvernance et une conformité organisationnelles appropriées. Cela implique de soutenir les processus de gouvernance juridique, tels que l'organisation des réunions du conseil d'administration et la création d'ordres du jour. Maintenir les informations juridiques essentielles et les résultats des réunions, ainsi que développer des politiques pour assurer la conformité aux exigences locales. La création d'un calendrier de conformité pour l'entité juridique actuelle et l'établissement d'un système de classement des informations essentielles sont des responsabilités clés dans ce domaine.

    • Anticiper les besoins et les améliorations potentielles et prendre des initiatives pour y répondre

    • Soutenir les processus de gouvernance juridique existants

    • Organiser des réunions du conseil d'administration et créer des ordres du jour

    • Maintenir les informations juridiques essentielles et les résultats des réunions

    • Élaborer et mettre en œuvre les politiques nécessaires et veiller à leur respect (tant au niveau interne qu'externe).

    • Créer un calendrier de conformité pour l'entité juridique

  • Domaine d'attention 3 - Soutien et coordination (20%)

    Fournir un soutien et une coordination à différentes équipes au sein de Dm Canada. Cela inclut aider les équipes de projet dans les activités de soumission et de gestion de projet, ainsi que dans la logistique et la gestion des déplacements. Cela implique également d'améliorer la visibilité et l'accès à l'information dans nos systèmes, de coordonner les communications internes et de partager du contenu sur notre site web et les réseaux sociaux. Coordonner les réunions mensuelles d'équipe, les réunions avec les développeurs de Pathway et les rencontres en personne sont des aspects essentiels de ce rôle, contribuant ainsi à la réussite globale de l'entité.

    • Fournir un soutien aux équipes de projet dans les soumissions et la gestion de projet

    • Soutenir la logistique et la gestion des déplacements

    • Aider à la visibilité et à l'accès à l'information à travers le système

    • Gérer les communications internes et le partage de contenu

    • Coordonner les rencontres et les événements en personne

    • Participer à la rédaction et à la révision de contenus et rapports en français

Nous nous attendons à ce que l'équilibre entre ces domaines change régulièrement, avec une répartition globale comme résumée ci-dessus. Le travail met fortement l'accent sur l'exécution pratique (au moins 80 %) ; ceci comprend également la contribution à la définition et à la proposition de futurs possibles pour Dm Canada, le développement des processus, la promotion de la culture et l'apprentissage à partir des travaux de Dm dans d'autres entités et domaines connexes.

Compétences de base :

  • Solides compétences interpersonnelles pour collaborer avec des équipes diversifiées.

  • Capacité à faire face et à gérer l'incertitude et les risques.

  • Passion pour les modes de gouvernance et d'organisation alternatifs.

  • Connaissance des principes de gestion de contrat et des processus d'examen juridique.

  • Maîtrise du maintien de registres financiers précis, de l'établissement de budgets et de la gestion des dépenses.

  • Connaissance des politiques de conformité et des réglementations locales.

  • Solides compétences en gestion de projets et capacité à coordonner les communications internes et la prise de décision.

  • Expérience dans des contextes organisationnels internationaux.

  • Connaissance des systèmes logiciels et volonté d'apprendre de nouveaux outils ou de comprendre les meilleures pratiques à mettre en œuvre.

  • Grande attention aux détails et résolution de problèmes :

    • Ingéniosité pour trouver des solutions et formuler des recommandations.

    • Capacité à repérer les incohérences et à assurer l'exactitude des documents financiers et juridiques.

    • Aptitude à la réflexion proactive et à anticiper les problèmes potentiels.

  • Grande maîtrise de la langue française en particulier, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si :

  • Vous aimez gérer les opérations d'entreprises sociales, d'organismes à but non lucratif axés sur la mission et d'organisations non conventionnelles ;

  • Vous êtes issu·e du secteur de l'économie sociale ou d’un autre secteur adjacent pertinent ;

  • Vous apprenez très rapidement et êtes prêt·e à vous lancer dans de nouvelles choses et à les résoudre au fur et à mesure ;

  • Vous êtes prêt·e à apprendre les modes de fonctionnement de l'organisation dans laquelle vous entrez, à vous appuyer sur ce qui existe déjà et à établir lentement mais solidement votre leadership dans cet espace ;

  • Vous êtes orienté·e vers les détails, rigoureux·se et capable de hiérarchiser et de gérer votre charge de travail seul·e, tout en tenant compte des avis des différentes parties prenantes à des étapes critiques ;

  • Vous êtes autonome et prospérez dans un environnement autogéré, tout en reconnaissant que nous devons nous soutenir mutuellement à différents moments ;

  • Vous apportez une énergie de finisseur ingénieux·se à une équipe et vous vous engagez à trouver la meilleure façon de travailler avec les autres, même si cela ne se fait pas de la manière dont vous l'aviez initialement envisagé ;

  • Vous êtes un·e excellent·e communicateur·trice et aimez interagir avec différentes personnes ;

  • Vous avez soif d'un travail inexploré et de la construction de ce qui n'existe pas encore ;

  • Vous pouvez naviguer simultanément dans plusieurs contextes et êtes habitué·e à changer de contexte ;

  • Vous vous intéressez par la Boring Revolution;

  • Vous êtes intéressé·e à travailler sur votre façon de vous présenter et sur votre propre développement personnel ;

  • Vous recherchez à rejoindre une organisation qui peut remettre profondément en question et stimuler votre réflexion et à laquelle vous aimeriez vous engager à plus long terme.

Avec qui vous travaillerez étroitement :

Vous travaillerez en étroite collaboration avec :

  • Jonathan Lapalme. Co-directeur de Dm Canada

  • Alizé de Buck. Responsable des finances de Dm au Royaume-Uni (et en Suède)

  • Rob De Jong. Co-titulaire de l'entité Dm aux Pays-Bas

  • Jayne Engle. Co-titulaire de la mission Dm

  • Indy Johar, Raj Kalia, Nadia Duguay, Courtney Doagoo. Directeurs du conseil d’administration de Dm Canada

  • Andrea Fernandes. Comptable du groupe

  • Jason Brown. Garant de la capacité de Dm

  • Anna Rosero. Co-titulaire des ressources humaines

  • Annette Dhami. Garante du développement organisationnel d'entreprise

Activités et questions sur lesquelles vous pourriez commencer

  • Administration financière et gestion des contrats

    • Exigences de diligence raisonnable pour les projets et vérification de la pertinence des contrats avec l'aide d'un soutien juridique (aucune expertise juridique n'est requise)

    • Déploiement d'un outil de prévision financière pour la trésorerie et les revenus des projets à l'échelle du groupe

    • Travailler avec l'équipe financière pour réfléchir à l'amélioration des pratiques internes et à la construction d'un système plus rigoureux

    • Planifier et coordonner l'audit externe annuel des états financiers

    • Identifier les domaines où différentes équipes pourraient avoir besoin d'un soutien opérationnel et quel type de soutien. Planifier la manière dont ce soutien pourrait être structuré(e).

    • Travailler en collaboration avec les comptables locaux et le comptable du groupe Dm pour les déclarations de taxes TPS/TVQ et autres exigences en matière de conformité

    • Rechercher et compiler des subventions publiques et privées disponibles pour les projets actuels et potentiels en cours de développement

  • Gouvernance organisationnelle et conformité

    • Identifier, évaluer et gérer les risques potentiels pour assurer la résilience et la durabilité de l'organisation

    • Soutenir le processus de planification visant à définir le mandat du conseil d'administration, la description de leurs rôles et responsabilités, et la révision des statuts

    • Définir le processus de recrutement du conseil d'administration et de renouvellement des administrateurs et du guide des membres

    • Établir un plan d'action pour la mise en œuvre d'une politique de responsabilité sociale des entreprises (RSE)

  • Soutien et coordination

    • Investir du temps et de la curiosité pour rendre les informations plus lisibles pour les équipes de projet afin qu'elles puissent trouver les informations essentielles sur Dm Canada à des fins d'appel d'offres

    • Démarrer un guide d’écriture inclusive en français pour les membres de Dm Canada

    • Examiner régulièrement les outils actuellement utilisés et coordonner avec l'équipe technique pour les changements nécessaires

    • Effectuer certaines communications générales liées à Dm Canada en anglais et en français, partager du contenu (mises à jour simples sur le site Web, les médias sociaux, les plateformes moyennes, etc.) et collaborer avec des partenaires.

    • Répondre aux questions de l'équipe concernant la paie, les avantages sociaux, les pensions et autres questions financières

    • Favoriser la culture et l'appartenance de l'équipe par le biais d'activités et de réunions d’équipe.

Notre façon de travailler

Nous sommes une équipe multidisciplinaire et distribuée à travers le monde. Nous accordons une grande importance à l'apprentissage, à l'expérimentation et à l'intuition, et nous cherchons à offrir aux membres de l'équipe des moyens de développer leurs propres connaissances et pratiques. Nous considérons les projets, les processus et notre façon de travailler comme une conception évolutive à laquelle vous participeriez.

Voici un aperçu de notre organisation actuelle :

  • Nous travaillons tous·tes à distance, avec des horaires de travail flexibles (la plupart des personnes travaillent principalement entre 9h et 18h).

  • Nous fonctionnons avec des hiérarchies dynamiques autogérées. Il n'y a pas de responsables hiérarchiques fixes ou de descriptions de poste fixes. Nous avons différents domaines d'expertise et de spécialisation, et nous assumons et abandonnons des rôles selon les besoins. Cela nécessite une bonne communication, une grande intelligence émotionnelle et un niveau de confiance élevé.

  • Nous utilisons une série d'outils numériques dans notre travail quotidien pour coordonner nos activités. Nous vérifions toutes et tous les jours pour dire bonjour/bon après-midi/bonsoir et discuter de ce que nous apprenons.

  • Nous sommes organisé·e·s en groupes de travail multidisciplinaires qui englobent des missions, des codes complexes, des projets et des opérations. Chaque groupe de travail est flexible et englobe plusieurs projets pour former un portefeuille de travail.

Ce dispositif nous permet d'être une plateforme qui favorise le développement des idées qui passionnent l'équipe, tout en faisant avancer nos valeurs fondamentales et notre mission.

Au fil du temps et de l'expérience, nous invitons chacun·e à développer notre portefeuille de travail comme moyen de renforcer nos compétences collectives, nos connaissances et nos idées. Il s'agit d'une invitation et non d'une obligation.

Vous serez soutenu·e par l'équipe élargie de Dark Matter Labs (environ 60 personnes dans le monde) et vous travaillerez en étroite collaboration avec elles et eux à distance au quotidien. Nous organisons également régulièrement des activités d'apprentissage et de développement conjointes, notamment :

  • DM Downloads : une réunion régulière (généralement en ligne) pour partager nos apprentissages dans les domaines clés de notre travail.

  • Réflexions : une occasion de réfléchir collectivement à ce que nous apprenons, à notre manière d'agir et à ce que nous ressentons.

  • Sessions de développement personnel et d'apprentissage : des sessions organisées dans toute l'organisation pour que chacun·e puisse prendre en main son propre développement personnel, y compris en développant notre capacité à l'auto-réflexion et les caractéristiques nécessaires à la confiance.

  • Rencontres virtuelles, hybrides et en présentiel.

Votre expérience

Nous sommes ouverts à tous les horizons, il n'y a pas de critères essentiels pour ce poste, à part la capacité à travailler en français et en anglais.

Voici quelques domaines d'expérience qui pourraient faciliter votre intégration (mais qui ne sont pas strictement indispensables) :

  • Une expérience en ressources humaines, en développement organisationnel et/ou en gestion de projet.

  • Une certaine expérience de la gestion des affaires et des opérations d'une entreprise (nous pensons que cela sera important pour que vous ayez confiance et autonomie dans votre travail).

  • Une connaissance et une expérience de l'utilisation de Xero pour la comptabilité en ligne ou d'un logiciel équivalent dans le cloud.

  • Une bonne connaissance de l’implémentation de systèmes opérationnels et commerciaux à partir de zéro.

  • Une compréhension de la conformité et de la réglementation au Québec et dans le reste du Canada.

  • Une expérience de travail dans un environnement de travail à distance au sein d'une petite organisation internationale axée sur une mission.

  • Une expérience de la gestion de soi et de l'évolution dans des environnements de travail autogérés et dynamiques.

Nous attachons une grande valeur à l'expérience vécue en tant que forme d'expertise, et nous considérons qu'avoir une large et diversifiée gamme d'expériences vécues au sein de l'équipe est essentiel pour pouvoir réaliser notre meilleur travail possible ensemble et intégrer une large gamme d'expériences de vie au sein de notre équipe.

Dark Matter Labs continue de s'éduquer, de se questionner et de se remettre en question pour s'améliorer. Nous reconnaissons et célébrons la véritable valeur d'un environnement de travail sûr et accueillant, qui - entre autres choses - peut être débloqué par une équipe diversifiée avec un pouvoir réparti, et nous nous efforçons de remédier à nos biais et structures de pouvoir sous-jacents qui peuvent empêcher cela de se concrétiser.

Ce type de travail nécessite la volonté de travailler sur soi, sur ses relations avec le pouvoir, sur les hypothèses et les expériences qui influencent notre façon de penser, et plus encore.

Nous reconnaissons que notre travail aborde des questions existentielles et du contenu qui peuvent être sensibles. Nous disposons d'une équipe spécialisée dans la santé mentale et le développement personnel de l'équipe, et nous continuons à mettre en place progressivement les infrastructures psychologiques nécessaires à ce travail.

Nous savons que nous pouvons faire plus pour rendre ce processus de recrutement plus accessible, en particulier si vous avez déjà fait l'expérience de l'exclusion, de l'inégalité ou de la discrimination, ou si vous avez des besoins spécifiques en matière d'accessibilité. Nous serions ravi·e·s de vous fournir tout le soutien supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez nous contacter afin que nous puissions travailler ensemble pour vous fournir ce soutien.


Vous serez rémunéré·e selon notre formule de rémunération pour l’ensemble de l’organisation, qui est la même pour tous·tes les membres de l'équipe.

Formule = (((Années d'expérience + 23) (+ 8,82 pour les pigistes)) * 1000) = rémunération brute au prorata en GBP.

  • Les années d'expérience incluent toutes les expériences après l'âge de fin de scolarité (18 ans) - travail, éducation, travail bénévole (soins, volontariat, etc.).

Nous avons récemment mis en place une gamme de prestations de soutien pour l'ensemble de l'équipe, notamment des séances de coaching, des fonds d'apprentissage, un soutien pour les congés sabbatiques et les pauses, des fonds pour l'aménagement de l'espace de travail, et bien plus encore. Ces prestations ont été établies collectivement par l'équipe et varient en fonction des dispositions légales propres à chaque pays. Nous serions ravi.e.s de vous confirmer l'approche applicable à votre région et à votre type de contrat.

Nous serions ravi·e·s de vous expliquer pourquoi nous avons développé DML de cette manière et de vous parler de notre vision de l'évolution de notre organisation. Chaque membre de l'équipe joue un rôle dans l'établissement collectif de notre rémunération, de nos avantages, de nos structures de soutien et de nos soins, afin de nous permettre à tous·tes de donner le meilleur de nous-mêmes dans notre travail.

Notre politique de congés est un minimum de 28 jours par an, calculé au prorata, mais nous vous encourageons à prendre tout le temps dont vous avez besoin pour vous reposer correctement.

Nous tenons à remercier Civic Square et Chayn pour leur brillante inspiration dans la structuration de leurs récentes descriptions de poste, qui nous a aidé·e·s à rédiger celle-ci.

Removing bias from the hiring process

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  • Your application will be anonymously reviewed by our hiring team to ensure fairness
  • You’ll need a CV/résumé, but it’ll only be considered if you score well on the anonymous review

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